KVKK Aydınlatma Metni

1. Veri sorumlusu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") uyarınca veri sorumlusu:

2. İşlenen kişisel veriler

• Kimlik: ad soyad, kurumsal hesaplarda yetkili kişi adı, bireysel fatura seçen müşterilerde T.C. kimlik numarası. Kimlik numarasını yalnızca e-Arşiv faturanızı düzenlemek için istiyoruz: vergi mevzuatı alıcının kimlik numarasının faturada yer almasını şart koşuyor. Başka hiçbir amaçla kullanılmıyor, profilleme yapılmıyor ve fatura üzerinden Gelir İdaresi Başkanlığı'na iletilmesi dışında hiçbir üçüncü kişiyle paylaşılmıyor. Hukuki sebebi KVKK m.5/2-a (kanunlarda açıkça öngörülme) ve m.5/2-ç (hukuki yükümlülük).
• İletişim: e-posta, telefon, adres
• Müşteri işlem: sipariş geçmişi, talep ve şikâyet kayıtları
• Finans: fatura bilgileri, ödeme durumu; kartın ilk altı ve son dört hanesi, kart tipi/kuruluşu ve ödeme kuruluşunun ürettiği jeton (kart numarasının tamamı ve güvenlik kodu işlenmez)
• Ücretsiz hesap analizi verisi: işletme adı, analiz edilmesini istediğiniz herkese açık sosyal medya hesabının adı veya bağlantısı, seçilen platform, isteğe bağlı beklenti notu ve analiz sonrası yazışmalar. Hesaba giriş yapılmaz; yalnızca herkese açık içerik incelenir. Hukuki sebebi KVKK m.5/2-f (meşru menfaat: talep ettiğiniz ücretsiz hizmetin sunulması).
• Kontenjan hatırlatma adresi: kontenjan doluyken haber verilmesini istediğinizde alınan e-posta adresi. Tek bir bildirim için işlenir, bildirimden sonra silinir; pazarlama listesine eklenmez. Hukuki sebebi KVKK m.5/1 (açık rıza: talebi siz başlatırsınız).
• İşlem güvenliği: IP adresi, giriş kayıtları
• Görsel ve işitsel kayıt: hizmetin sunulması için tarafınızca yüklenen fotoğraf ve video dosyaları
• Reklam ölçümü ve site istatistiği verisi: çerez onayı verdiyseniz ziyaret ve satın alma olaylarınız; satın almada e-posta ve telefonun şifreli özeti (SHA-256) Meta ve Google'a iletilir. Reklam tıklama kimliği (gclid) siparişle birlikte kaydedilir. Onay vermezseniz bu verilerin hiçbiri işlenmez
• Sipariş kaynağı: siparişin ve ödeme sayfasında bırakılan sepetin, o gün siteye gelinen reklam ya da bağlantının kampanya etiketi ve ilk açılan sayfa. Çerez kullanılmaz, takma ziyaretçi kimliği siparişe yazılmaz. Hukuki sebebi KVKK m.5/2-f (meşru menfaat: reklamların işe yarayıp yaramadığını ölçmek)
• Site asistanı yazışmaları: siteye açık sohbet asistanına yazdığınız sorular ve verilen cevaplar (en fazla 12 ay saklanır; IP saklanmaz)
• Hesap yetkilendirme: sosyal medya hesaplarınızı yönetebilmemiz için verdiğiniz yetki bilgisi. Şifreniz istenmez ve saklanmaz; erişim ilgili platformun kendi yetkilendirme ekranından verilir ve hizmet sona erdiğinde kaldırılır
• Onay kayıtları: ödeme adımında işaretlediğiniz onay kutuları, onayın tarihi, IP adresi, tarayıcı bilgisi ve onayladığınız metnin sürümü; ayrıca çerez tercihiniz, tercihin tarihi ve metin sürümü
• Müşteri işlem (brief): marka brief'i görüşmesinde verdiğiniz cevaplar ve oluşturulan brief dokümanı
• Web sitesi içeriği: sitenizde yer alacak metin ve görsellerdeki kişisel veriler, blog yazıları, aşama onay kayıtları ve onay notları; sitenizi kendi barındırma alanınıza bizim yüklememizi isterseniz yalnız bu iş için verdiğiniz erişim bilgisi (yükleme bitince silinir)

3. Amaç ve hukuki sebep

Her veri kategorisi, hangi amaçla ve hangi hukuki sebeple işlendiğiyle birlikte aşağıdadır. Tabloda açık rıza yazmayan hiçbir işleme rızanıza bağlı değildir; rıza istediğimiz iki yerde ise vermemeniz hizmetinizi etkilemez.

4. Aktarım

Kişisel verileriniz; ödeme kuruluşu, web sunucusu, veritabanı sağlayıcısı, bulut depolama sağlayıcısı, barındırma sağlayıcısı (müşteri web siteleri), yapay zeka hizmet sağlayıcısı, e-posta gönderim servisi, muhasebe/ e-fatura sağlayıcısı, ödeme itirazı hâlinde bankanız ve yetkili kamu kurumları ile sınırlı olarak, amaçla bağlantılı ve ölçülü biçimde paylaşılır.

Yurt dışına aktarım. Sağlayıcılarımızın bir bölümünün sunucuları yurt dışındadır: veritabanı Avrupa Birliği'nde (Frankfurt, Almanya), bulut depolama ve e-posta Google altyapısında, müşteri web siteleri Avrupa Birliği'ndeki barındırma sağlayıcısında, yapay zeka sağlayıcısı Amerika Birleşik Devletleri'nde. Web sunucusu ve ödeme kuruluşu Türkiye'dedir. Bu aktarımlar hizmetin verilebilmesi için zorunludur, her sağlayıcı için yalnız kendi işiyle sınırlıdır ve 6698 sayılı Kanun'un 9. maddesi kapsamındadır. Hangi sağlayıcının hangi veriye eriştiğini Gizlilik Politikası'nın 3. ve 4. maddelerinde tablo hâlinde bulabilirsiniz.

Google ile giriş. Hesabınıza Google ile giriş seçeneğiyle girerseniz, kimlik doğrulaması Google'ın kendi sayfasında yapılır ve Google bize yalnız ad ve e-posta adresinizi bildirir; şifreniz bize hiçbir zaman ulaşmaz. Bu seçeneği kullanmadığınız sürece giriş için Google ile hiçbir veri alışverişi olmaz. Hukuki sebep, sözleşmenin kurulması ve ifası için gerekli olmasıdır (KVKK m.5/2-c).

Reklam ölçümü sağlayıcıları. Çerez uyarısında açık rıza verirseniz, çerez ve reklam kimliğiyle birlikte ölçüm verisi Meta Platforms ve Google'a aktarılır; bu şirketlerin sunucuları yurt dışındadır. Bu aktarımın hukuki sebebi KVKK m.5/1 açık rızanızdır ve rızanızı geri almanız halinde durur (Çerez Politikası → "çerez tercihini yeniden seç"). Rıza vermediğiniz sürece Meta'ya hiçbir veri aktarılmaz.

Site istatistiği (Google Analytics). Google Analytics rızanızdan bağımsız olarak her ziyaretçide çalışır: ziyaret ve sayfa görüntüleme bilgisi, cihaz ve tarayıcı bilgisi, IP adresinden türetilen yaklaşık konum ve Analytics çerez kimliği Google'a aktarılır; sunucuları yurt dışındadır. Rıza vermediğinizde Google Ads'e yalnızca reklam kimliği içermeyen sayım sinyalleri gider. Bu işlemenin hukuki sebebi, sitenin nasıl kullanıldığını ve reklam harcamamızın sonucunu ölçmekteki meşru menfaatimizdir (KVKK m.5/2-f).

Site ziyaret istatistiği. Görüntülenen sayfaları, sayfada kalma süresini ve siteye hangi reklam ya da bağlantıdan gelindiğini, çerez kullanmadan ve IP adresini saklamadan, her gün değişen bir takma kimlikle sayarız. Bu kayıtlar, diğer site kayıtlarımız gibi Avrupa Birliği'ndeki (Frankfurt, Almanya) veritabanı sağlayıcımızda tutulur; reklam şirketleriyle paylaşılmaz ve 12 ay sonra silinir. Hukuki sebep, reklamlarımızın ve sayfalarımızın işe yarayıp yaramadığını ölçmekteki meşru menfaatimizdir (KVKK m.5/2-f).

5. Saklama süresi

Verileriniz, işlendikleri amaç için gerekli olan süre boyunca ve mevzuatın öngördüğü zamanaşımı/saklama süreleri kadar saklanır. Fatura ve sipariş kayıtları vergi mevzuatı gereği 10 yıl, iletişim formu mesajları en fazla 2 yıl saklanır. Hesabınıza yüklediğiniz dosyalar ve teslim edilen çalışmalar, iş kapandıktan sonra 6 ay erişilebilir kalır; azami saklama süresi 6 aydır. Sunucu erişim kayıtları (IP adresi, istenen adres, tarayıcı bilgisi) 14 gün sonra otomatik olarak silinir. Ücretsiz hesap analizi talepleri, hazırlanan rapor ve bu konudaki yazışmalar 12 ay; kontenjan hatırlatması için bırakılan e-posta adresi bildirimden 30 gün sonra silinir. Web sitesi müşterilerinde yayındaki sitenin dosyaları ve içerikleri barındırma sürdüğü sürece saklanır, barındırma sona erdikten sonra Mesafeli Satış Sözleşmesi 5f.3'teki sürenin sonunda silinir. Web sitesi işinin aşama çıktıları hesabınızda dosya olarak değil bağlantı olarak sunulur ve 6 aylık süreye tabi değildir. Süre dolduğunda veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Ayrıntı için Gizlilik Politikası.

6. Toplama yöntemi

Veriler; internet sitesi üzerinden doldurduğunuz formlar, hesap oluşturma, sipariş süreci ve e-posta yazışmaları aracılığıyla elektronik ortamda otomatik ve kısmen otomatik yollarla toplanır.

7. KVKK m.11 kapsamındaki haklarınız

• Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme ve buna ilişkin bilgi talep etme
• İşlenme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Yurt içinde/yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
• Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme
• Şartları oluştuğunda silinmesini veya yok edilmesini isteme
• Düzeltme/silme işlemlerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
• Otomatik sistemlerle analiz sonucu aleyhinize bir sonuç doğmasına itiraz etme
• Kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme

8. Başvuru

Haklarınızı kullanmak için Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca aşağıdaki yollardan biriyle başvurabilirsiniz:

• Yazılı olarak: ıslak imzalı dilekçeyle Çınarlı Mah. 1572 Sok. No:33, 35170 Konak / İzmir adresine şahsen veya noter aracılığıyla
• Kayıtlı elektronik posta (KEP) ile: —
• Güvenli elektronik imza veya mobil imza ile imzalanmış e-posta ile info@vibetobrands.com adresine
• Sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden info@vibetobrands.com adresine (yalnız hesabınızda kayıtlı adresten gönderilen başvurular bu yolla kabul edilir)

Başvurunuzda ad soyad, imzalı başvurularda imza, T.C. kimlik numarası (yabancılar için uyruk, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası), tebligata esas adres, varsa e-posta adresi ve telefon ile talep konusu bulunmalıdır. Konuya ilişkin bilgi ve belgeleri eklerseniz süreç hızlanır.

Başvurunuz, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Tebliğ'in 7. maddesindeki tarife uygulanabilir. Başvurunuzun reddedilmesi, verilen cevabı yetersiz bulmanız veya süresinde cevap verilmemesi hâlinde, cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren 30 gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunabilirsiniz.